Bank INA

INA Call 021-34831766

Kebijakan dan Prosedur  Strategi  Anti Fraud

1. Latar Belakang

Latar belakang penyusunan kebijakan dan prosedur penerapan strategi anti fraud adalah sebagai berikut  :

  1. Dalam rangka mencegah terjadinya kasus-kasus penyimpangan operasional perbankan, khususnya fraud yang dapat merugikan nasabah atau Bank, maka diperlukan peningkatan efektifitas pengendalian intern sebagai upaya meminimalkan risiko fraud dengan cara menerapkan strategi anti fraud.
  2. Selama ini, baik secara langsung maupun tidak langsung, pelaksanaan pencegahan fraud telah dilaksanakan oleh Bank, antara lain melalui penerapan manajemen risiko khususnya sistem pengendalian intern dan pelaksanaan tata kelola yang baik. Namun demikian, agar penerapannya menjadi efektif masih diperlukan upaya peningkatan agar pencegahan fraud tersebut benar-benar menjadi fokus perhatian dan budaya di Bank pada seluruh aspek organisasi, baik oleh manajemen maupun karyawan.
  3. Efektifitas pengendalian fraud dalam bisnis, pada prosesnya merupakan tanggung jawab pihak manajemen, sehingga diperlukan pemahaman yang tepat dan menyeluruh tentang fraud oleh Manajemen, sehingga dapat memberikan arahan dan menumbuhkan awareness untuk pengendalian risiko fraud pada Bank.
  4. Strategi anti fraud merupakan wujud komitmen manajemen Bank dalam mengendalikan fraud yang diterapkan dalam bentuk sistem pengendalian fraud.  Strategi ini menuntut manajemen untuk mengerahkan sumber daya agar sistem pengendalian fraud dapat diimplementasikan secara efektif dan berkesinambungan.

2. Tujuan

Tujuan penyusunan kebijakan dan prosedur penerapan strategi anti fraud adalah sebagai berikut:

  1. Sebagai dasar tindakan yang diambil oleh Bank dalam melakukan enforcement,  kontrol dan pencegahan terhadap terjadinya suatu tindak kejahatan yang dapat merugikan Bank secara financial maupun dapat mempengaruhi kinerja operasional Bank secara keseluruhan.
  2. Sebagai bentuk penegasan dari Bank dan untuk disadari dan dipahami secara menyeluruh pada setiap level organisasi Bank bahwa fraud merupakan bentuk tindak kejahatan dan tindakan yang tidak bermoral khususnya dalam organisasi perbankan.
  3. Untuk memberikan arahan dalam internalisasi budaya anti fraud, peningkatan kewaspadaan  maupun peningkatan kesadaran risiko fraud pada tiap aktifitas kegiatan Bank.
  4. Sebagai panduan dalam melakukan pengendalian tindak fraud melalui upaya-upaya yang tidak hanya ditujukan untuk pencegahan namun juga untuk mendeteksi dan melakukan investigasi serta memperbaiki sistem sebagai bagian dari strategi yang bersifat integral dalam mengendalikan fraud.
  5. Untuk meminimalkan dan mencegah terjadinya tindak fraud  melalui :
  • Pelaksanaan strategi anti fraud yang terintegrasi.
  • Mempromosikan budaya kejujuran dan etika yang baik.
  • Mendeteksi tindak  fraud yang belum tercegah.
  • Penyelidikan secara professional terhadap fraud yang terdeteksi.
  • Penerapan sanksi yang sesuai.
  • Meningkatkan tingkat kesadaran kepada pihak eksternal Bank seperti nasabah, supplier dan mitra Bank.
  • Memberikan pelatihan dan bimbingan kepada karyawan secara berkesinambungan khususnya yang berkaitan dengan transaksi perbankan.
  • Memberikan proteksi terhadap penyampaian pelaporan adanya indikasi fraud yang dilakukan didalam Bank.
  • Peningkatan manajemen SDM yang berkualitas.

3. Dasar Hukum

Dasar hukum penerapan strategi anti fraud adalah :

a. Surat Edaran Bank Indonesia nomor 13/28/DPNP tentang Penerapan Strategi Anti Fraud Bagi Bank Umum.

b. Surat Edaran Bank Indonesia nomor 13/23/DPNP tentang Perubahan atas SE 5/21/DPNP tentang Penerapan Manajemen Risiko Bagi Bank Umum.

c. Undang-undang Perbankan nomor 7/1992 sebagaimana diubah dengan Undang-undang nomor 10/1998.

4. Peran Aktif Dewan Komisaris dan Direksi

Peran aktif Dewan Komisaris dan Direksi dalam penerapan Strategi Anti Fraud ditetapkan sebagai berikut :

a. Membangun budaya dan kepedulian terhadap anti fraud pada seluruh jenjang organisasi, antara lain meliputi deklarasi anti fraud statement dan komunikasi yang memadai kepada seluruh jenjang organisasi tentang perilaku yang termasuk tindakan fraud;

b. Menyusun dan melakukan pengawasan terhadap penerapan kode etik terkait dengan pencegahan fraud bagi seluruh jenjang organisasi;

c. Menyusun dan melakukan pengawasan terhadap penerapan strategi anti fraud secara menyeluruh;

d. Mengembangkan kualitas sumber daya manusia khususnya yang terkait dengan peningkatan awareness dan pengendalian fraud;

e. Melakukan pemantauan dan evaluasi atas kejadian-kejadian fraud serta penetapan tindaklanjut, dan;

f. Mengembangkan saluran komunikasi yang efektif di internal Bank agar seluruh pejabat/ pegawai Bank memahami dan mematuhi kebijakan dan prosedur yang berlaku, termasuk kebijakan dalam rangka pengendalian fraud.

5.  Struktur Organisasi

Bank telah membentuk Struktur Organisasi penerapan strategi anti fraud, dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing disesuaikan dengan kompleksitas transaksi Bank.

6. Strategi Anti Fraud

Kebijakan Strategi Anti Fraud dilaksanakan dengan berpijak pada penerapan 4 pilar yaitu : Pencegahan, Deteksi, Investigasi-pelaporan dan sanksi, serta Pemantauan Evaluasi dan Tindak Lanjut.

a.  Pencegahan

Aktivitas pencegahan dimulai dengan menumbuhkan anti fraud awareness melalui :

  1. Sosialisasi Budaya Anti Fraud yang dilakukan tidak hanya kepada pihak intern Bank namun juga kepada pihak ekstern yang berhubungan dengan Bank.

  2. Identifikasi Kerawanan (Vulnerability Identification) dilaksanakan oleh Pejabat Anti Fraud yang ditunjuk untuk melakukan proses identifikasi kerawanan terhadap potensi terjadinya fraud di unit kerja atau karyawan yang menjadi tanggung jawabnya.

  3. Pelaksanaan Know Your Employee melalui pengendalian system rekrutmen, proses mutasi dan rotasi karyawan dan kebijakan cuti wajib (block leave).

  4. Penegakan Kode Etik Perusahaan (Code of Conduct)

  5. Peningkatan Efektivitas Supervisi

b. Deteksi

Deteksi indikasi fraud dikenal dengan istilah red flag. Indikator-indikator fraud bukan merupakan kesimpulan-bukti, namun merupakan gejala-gejala yang dapat mengarahkan penyelidikan lebih lanjut kemungkinan telah terjadi tindakan fraud.  Strategi deteksi fraud diantaranya melalui:

1) Pelaksanaan Whiste Blowing  (Pengaduan Pelanggaran)

Pelaksanaan Whistle Blowing ditujukan untuk meningkatkan efektifitas penerapan sistem pengendalian Fraud dengan menitikberatkan pada pengungkapan dari pengaduan.  Agar penerapan whistle blowing dapat dengan jelas, mudah dimengerti, dan dapat diimplementasikan secara efektif untuk memberikan dorongan serta kesadaran kepada pegawai dan pejabat Bank untuk melaporkan Fraud yang terjadi, maka ditetapkan kebijakan dan prosedur whistle blowing, dengan melibatkan seluruh karyawan agar dapat menyampaikan laporan apabila mengetahui adanya karyawan atau aktifitas  yang mengindikasikan adanya tindakan fraud (sebagai whistle blower).

2) Surprise Audit

Pelaksanaan Surprise Audit mengacu kepada Kebijakan Audit dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam kebijakan Internal Audit yang berlaku.

3) Surveilance System

Surveillance system merupakan suatu tindakan pengujian atau pemeriksaan yang dilakukan tanpa diketahui atau disadari oleh pihak yang diuji atau diperiksa.  Surveillance  adalah salah satu teknik investigasi yang didasarkan pada pengamatan dan perekaman fakta-fakta fisik, kegiatan dan gerakan, yang diduga merupakan bagian dari fraudSurveillance merupakan operasi terselubung (undercover operation) yang pelaksanaannya memerlukan keahlian khusus, dimana memiliki tingkat risiko yang tinggi bagi keamanan pelaksanaan operasi, kasus yang sedang ditangani dan rentan terjadi pelanggaran hukum atas pelaksanaan surveillance itu sendiri.  Oleh karena itu, dengan mempertimbangkan jenis kasus fraud dan materialitas potensi kerugian yang dihadapi, maka jika pengungkapan suatu dugaan fraud memerlukan  proses surveillance, maka pelaksanaan proses surveillance ditetapkan menggunakan alih daya pihak ketiga yang menguasai aspek teknis dan memiliki legalitas melakukan kegiatan Surveillance.     

c. Investigasi, Pelaporan, dan Sanksi

1) Investigasi Kejadian Fraud

Beberapa faktor dipertimbangkan apakah suatu dugaan fraud perlu diinvestigasi atau tidak berdasarkan kriteria tertentu. Bank menetapkan Kebijakan dan Prosedur Investigasi sebagai acuan dalam pelaksanaannya.

2) Penanganan Kasus dan Pelaporan 

Untuk memitigasi kemungkinan kerugian baik secara material maupun immaterial, maka setelah hasil investigasi menyimpulkan telah terjadi tindak fraud, maka Penanganan Kasus Tindak Fraud yang ditetapkan dari hasil investigasi, selanjutnya ditangani oleh Tim Penanganan Fraud. Hasil penanganan kasus dilaporkan kepada Direksi untuk selanjutnya diambil tindakan-tindakan dan sanksi.

3) Komunikasi dengan Stakeholder                               

Dengan mempertimbangkan jenis kejadian dan tingkat publisitas kasus, maka Tim Penanganan Fraud dapat mengambil keputusan untuk menjelaskan secara terbuka kepada seluruh pihak yang berkepentingan.

4) Pengenaan Sanksi

Pihak-pihak yang berwenang dalam pemberian sanksi bagi pelaku fraud ditetapkan sebagai berikut :

a) Dewan Komisaris, jika pelanggaran melibatkan pihak Direksi Bank

b) Direksi, jika pelanggaran melibatkan karyawan Bank

Dalam hal kasus pelanggaran dilaporkan kepada pihak berwajib atau kepolisian maka sanksi yang diberikan mengacu kepada perundang-undangan yang berlaku.

d. Pemantauan, Evaluasi, dan Tindaklanjut

1) Pemantauan dan Evaluasi

Efektivitas pelaksanaan strategi anti fraud selalu dipantau dan dievaluasi, agar setiap kekurangan-kekurangan pada pelaksanaan program dapat diperbaiki, sehingga program dapat berjalan secara efektif dan efisien.  Setiap kejadian fraud dijadikan bahan pembelajaran (lesson learning) bagi organisasi, sehingga unit-unit kerja terkait harus melakukan evaluasi dan memperbaiki kekurangan yang menyebabkan terjadinya tindak fraud.   

2) Tindak Lanjut   

Setiap kejadian fraud ditindaklanjuti dengan proses remediasi, agar kerugian dapat ditekan dan peluang terulangnya kembali dapat diminimalkan.

— OOO —